Le ou la secrétaire médical(e) est un ou une professionnel (le) chargé(e) d’effectuer un certain nombre de tâches administratives dans le domaine médical. Aujourd’hui, c’est un métier que l’on pratique de plus en plus à distance à l’aide de logiciels spécialisés. On appelle cela le télésecrétariat médical. Dans cet article, nous allons évoquer les trois principales missions.
La gestion du standard téléphonique
La première mission du ou de la télésecrétaire, c’est de répondre au téléphone, ou de passer des appels téléphoniques pour le compte du professionnel de santé. Or, dans le domaine médical, il est important de respecter une certaine forme de discrétion. Le télésecrétariat permet d’assurer cette discrétion puisque le standard se trouve à distance du cabinet ou du service. Pour cela, il existe des logiciels spécialisés dans le télésecrétariat médical qui permettent de traiter les appels, de les mettre en attente ou encore de les transférer. Les fonctions avancées permettent d’enregistrer et d’afficher des contacts pour faciliter la gestion des appels.
La prise des rendez-vous et la gestion de l’agenda
La gestion de l’agenda en télésecrétariat est l’une des tâches qui occupent le plus de temps dans la journée, surtout lorsque l’on travaille pour de très gros services ou cabinets ou que l’on travaille pour des professionnels situés dans un désert médical. La gestion de l’agenda est devenue d’autant plus complexe avec l’arrivée de Doctolib, site de prise de rendez-vous médical en ligne. Aujourd’hui, les éditeurs spécialisés dans les outils de travail en matière de télésecrétariat médical développent des applications qui fonctionnent avec Doctolib afin de pouvoir synchroniser le planning des professionnels de santé en temps réel et pouvoir gérer à la fois les rendez-vous par téléphone et les rendez-vous en ligne.
Le traitement des données des patients
Les tâches administratives dévolues au télésecrétaire médical ou à la télésecrétaire consistent à gérer le classement des dossiers des patients, et traiter un certain nombre d’informations comme les certificats, les déclarations, les documents de comptabilité, les courriers, les courriels, les ordonnances… Les logiciels de télésecrétariat doivent permettre la numérisation et le classement informatique de ces documents et le partage des informations avec le ou les professionnels de santé via un système central d’information partagé. Les logiciels saas sont plus qu’indiqués pour le travail à distance puisqu’ils permettent de se connecter sur un espace personnel depuis n’importe quel ordinateur. Cela permet de traiter l’information plus facilement et d’éviter les pertes et les doublons. Les éditeurs offrent également des garanties en matière de sécurité des données personnelles de santé des patients.
